Организация и управление входящей и исходящей почтой
Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции помогает упорядочить документы, сократить время на поиск и обеспечить контроль над почтовыми отправлениями. В данной статье мы рассмотрим основные правила и полезные советы для организации такого журнала.
Используйте электронные таблицы или специализированные программы для ведения журнала.
Регулярно обновляйте записи, чтобы информация всегда была актуальной.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции и журнал хранения в программе Битрикс24
Создайте стандартизированную форму для записи входящей и исходящей корреспонденции.
Регистрация входящей корреспонденции
Укажите ответственных за каждое письмо или документ.
Используйте цветовые метки для быстрого определения приоритетов.
Храните копии всех отправленных и полученных писем в электронном виде.
Регулярно проводите аудит журнала для выявления и устранения ошибок.
Обеспечьте доступ к журналу только уполномоченным лицам.
Документ опровергающий официальную историю.
Обучите сотрудников правильному заполнению журнала.
224 - Создание и регистрация входящего и исходящего документа в 1С:Документооборот
Используйте облачные хранилища для резервного копирования данных.